PI와 IT
사업고도화 담당 이호창 전무이사
1. PI 와 IT의 관계
PI 프로젝트는 IT와 전혀 별개로 진행할 수도 있는 것으로 IT와 굳이 연관될 필요가 없습니다. 그러나 대부분의 기업에서는 PI Project가 종료된 후 전사적인 차원에서 회사의 전산 역량 강화 및 업무의 효율성 제고를 위하여 IT Project를 수행합니다. 현재에는 기업 IT의 근간인 소위 “전사적 자원관리” 라는 ERP를 도입하는 경우가 대세입니다.
PI를 한 마디로 표현한다면 “IT를 사용하여 간단하고, 빠르고 자율적으로 일하는 업무 프로세스를 만드는 것이다.” 라고 할 수 있습니다. 개선 전의 업무 프로세스는 정형화된 업무와 비정형화된 업무(또는 예외 사항)의 비율이 5: 95로 비정형화된 업무 처리의 비중이 절대적으로 높습니다. 따라서 업무 효율성의 제고와 IT를 적용한 효율화에 한계가 있습니다. 이때 PI 프로젝트를 통하여 잘못된 업무 관행과 저 부가가치의 업무를 제거하고 업무의 단순화와 표준화를 수행하여 IT를 적용하도록 할 수 있습니다. 이에 따라 정형화된 업무의 비중을 95%로 만들고 나머지 5%는 표준화되지 않은 예외 사항을 처리하도록 하여, 고객이 원하는 값싸고 품질 좋은 제품이나 서비스를 빠르게 공급함으로써 고객 만족을 달성하는 것입니다.
이렇게 PI 프로젝트의 결과를 현업에 적용하는 기반이 바로 정보기술(IT, Information Technology) 이며, 기업 IT의 기반에는 ‘전사적 자원관리’라는 ERP가 있습니다. 위의 (Fig. 1) 에서 이를 간단히 도식화하였습니다.
2. PI와 ERP
앞 장에서 언급한대로 PI 프로젝트의 결과를 현업에 적용하도록 하는 기반이 IT이며, 기업의 IT 근간은 ERP입니다. 따라서 PI와 ERP는 매우 밀접한 관계가 있다고 하겠습니다. 해외 유수의 연구 기관이나 세계적인 컨설팅 회사의 조사 결과 “ERP와 PI는 상호 보완적이다.” 라고 밝혔습니다.
쉽게 풀어서 이야기한다면 “ERP 구축 프로젝트의 성공을 위하여는 PI (Process Innovation)의 우선 수행을 통해 프로세스를 개선하여 데이터와 프로세스 통합을 위한 기반을 마련한 후 ERP를 구축하는 것이 성공의 가능성을 높일 수 있다.” 입니다. PI의 영역은 기업의 비전과 미션에서 시작하여 관리 방식과 업무 프로세스의 개선과 재설계를 통하여 기업 문화를 개선, 강화하는 종축의 영역입니다. 그리고 ERP 구축은 관리 방식의 개선 및 재설계 – 프로세스 통합 및 재설계 – 정보 시스템의 구축을 통한 구현의 횡축을 담당합니다.
이와 같이 PI가 담당하는 기업의 종축과 ERP의 영역이라고 할 수 있는 기업의 횡축이 서로 겹치는 부분을 통해 PI와 ERP가 상호 보완적이 되는 중요한 사유라고 하겠습니다. 아래의 (Fig. 2) 에서 이를 표현하였습니다.
3. PI의 추진 방법론의 비교
PI와 ERP를 추진하는 방법은 어떤 것들이 있으며 그 특징은 무엇일까요? 다양한 구분 방법이 있을 수 있지만, 가장 보편적인 방법은 ‘변화의 정도(시간)’과 ‘시스템 구축의 용이성’에 따라 4가지로 구분하는 방법입니다. 여기에서 변화의 정도(시간)이 크고 길다는 것은 PI가 제한없이 이상적으로 수행되어 기업의 모든 분야에 적용되는 경우를 의미합니다. 시스템 구축이 용이하다는 것은 ERP 기능 위주의 구축이 이루어지는 경우를 의미합니다.
첫 번째로 시스템 구축은 용이하나 변화의 정도(시간)이 긴 경우는 PI 수행 시 ERP 기능이나 적용 가능성은 고려하지 않고 이상적으로 PI만을 수행하는 것을 의미합니다. 이는 “PI without ERP” 또는 백지에 PI로 멋진 기업의 조감도를 그린다고 하여 “Clean Sheet PI” 방법이라고 합니다. 이 방법은 PI가 주요 다차원적 변화 (프로세스, 기술, 조직주고, 역할 및 책임, 보상 및 인정, 성과 관리 등)를 주도할 수 있다는 장점이 있습니다. 그러나, ERP 기능을 고려하지 않았기 때문에 PI 결과를 ERP에 연계하는데 한계가 있다는 단점이 있습니다.
두 번째 방법은 시스템 구축이 다소 어렵고 변화의 정도(시간)도 긴 경우입니다. PI 수행 시 ERP 기능이나 적용 가능성을 고려하여 PI 수행 결과를 ERP 구축 시에 반영하는 방법으로, 이를 ERP 구축을 위하여 PI를 수행하였다고 하여 “PI for ERP” 방법이라고 합니다. 이 방법은 PI가 주요 다차원적 변화 (프로세스, 기술, 조직주고, 역할 및 책임 등)를 주도할 수 있고 PI 결과를 ERP에 연계할 수 있다는 장점이 있습니다. 그러나, 수행하는 컨설턴트가 PI 방법론과 함께 구축하고자 하는 ERP의 기능뿐 아니라 고객이 속한 산업 특성, IT 추세 등에 대한 전문 지식이 필요하다는 단점이 있습니다.
세 번째 방법은 시스템 구축이 다소 어렵지만 변화의 정도(시간)는 짧은 경우입니다. PI 수행 시 ERP 기능으로 해결 가능한 분야에만 한정적으로 약식 PI를 실행하는 방법으로서, ERP 기능이 가능한 범위 내에서만의 PI 수행이라고 하여 “PI Within ERP” 방법이라고 합니다. 혹자는 이를 ERP의 기반에서 PI를 수행하였다고 하여 “ERP Based PI” 방법론으로 주장합니다. 이는 “Based” 라는 단어의 협의적인 해석 때문이라고 보입니다. PI의 수행 시 ERP의 기능이나 적용 가능성을 고려하는 두 번째의 방법도 광의로는 이에 해당한다고 보는 것이 좋다고 생각합니다.
마지막으로 네 번째 방법은 시스템 구축은 용이하고 변화의 정도(시간)도 짧은 경우로 현재 상태에서 변화가 거의 없거나 있다고 하여도 미미하거나 특정 부문에만 한정되는 방법으로서 이는 “Incremental Chang” 라고 하며 PI와 ERP의 비중이 상대적으로 낮은 경우입니다.
우리나라에 PI가 처음 도입되었던 초기에는 주로 대기업이나 그룹사 위주의 PI Project가 수행되었습니다. 당시에는 ERP에 대한 지식이 거의 없던 시기이었기에 “Clean Sheet PI” 방법론이 주로 사용되었습니다. 그러나 PI Project가 종료된 이후에 ERP 컨설턴트들이 PI 결과를 ERP 기능에 Mapping하는 별도의 Project를 수행한 후 ERP를 구축하여야 하는 이중고에 시달렸습니다. 또한, PI 결과를 ERP 구축 시에 반영하는 데에 한계가 있었기 때문에 PI 수행 효과에 대한 의구심을 갖기도 했습니다.
그 이후에는 SAP, Oracle 등 외산 ERP Vendor사를 중심으로 ERP의 기능을 위주 (즉, ERP의 현재 기능으로 해결이 가능한 Issue만을 대상으로) PI Project를 수행하는 “ERP Within ERP” 방법론이 사용되기도 하였습니다. 그러나 ERP Package 별로 기능이 상이하여 미리 검토를 위한 ERP Package가 선정되어야 하였고, PI Project 수행 시 선정된 ERP 기능 이외의 것을 간과하는 등의 한계가 있었기 때문에 곧 컨설팅 회사를 중심으로 이에 대한 대안을 강구하게 되었습니다.
그 결과 PI Project 수행 시 기업 전체의 전략, 프로세스, 기술 및 역할과 책임 (R&R: Role & Responsibility) 등을 검토하고 그 결과를 ERP와 업무 프로세스 정립 시 반영하는 “PI for ERP” 방법이 현재까지 대세를 이루고 있습니다. 이는 대부분의 담당자 분들이 생각하는 것처럼 위의 4가지 방법론 중 PI 결과를 ERP 구축 시 가장 잘 반영할 수 있는 방법으로 평가되고 있습니다.
아래의 (Fig. 3) 에서 이를 간략히 도식화하였습니다.
4. ERP 구축 시 PI의 역할
ERP 구축 시 PI (Process Innovation)는 소위 “파레토의 법칙 ” 또는 “2:8의 법칙”에 따릅니다. 기업이 가지고 있는 Issue의 중요한 개선 과제와 이에 대한 해결 방안을 먼저 찾아내고 이를 ERP 구축 시에 적용함으로써 ERP 구현의 효율성을 제고시키는 역할을 수행합니다.
기존의 ERP 구축 방식이 모든 Issue를 동일한 중요도로 판단하여 해결을 도모한 반면, PI 프로젝트에서는 기업의 Issue의 중요도를 차별화하고 우선 순위를 부여합니다. 이에 따라 해결을 위한 중요도가 높은 Issue을 우선 선택하고 집중함으로써 초기부터 ERP의 효과가 나타나도록 하고, 중요도가 작은 Issue로 그 해결을 확대해 가는 방식입니다.
이를 아래의 (Fig. 4)에서 ERP 구축 시 PI의 역할을 그림으로 표현하였습니다.
5. ERP 구축을 위한 PI 방법론
필자는 많은 고객사로부터 “ERP 구축을 지향하는 PI 수행 방법론은 어떻게 구성되어 있습니까?” 라는 질의를 많이 받습니다. 결론부터 말씀을 드리면 초기에는 기존의 PI 과정과 유사하게 기업의 Business 및 정보화 수준 파악, 산업이나 Business 추세 분석과 선진 사례의 Benchmarking 등을 수행하는 방식으로 진행이 됩니다. 그 후 PI 프로젝트 수행 결과 도출된 혁신대상 Process를 ERP 구축 시에 반영할 수 있도록 Best Practice와의 비교, Business Process Modeling과 이를 ERP 기능으로 Mapping하는 단계가 추가되어 있으며 이를 추진하기 위한 세부적인 이행계획으로 연계됩니다.
물론 PI 결과 도출된 혁신대상 Process를 ERP에 연계하는 것은 ERP의 기능 이외에 산업 전문 지식 등의 전문 지식이 필요한 컨설턴트의 전문 영역이므로 자세하게 설명하는 데에는 한계가 있다고 사료됩니다. 그래서 이를 간략히 이해하실 수 있도록 PI 방법론을 아래의 (Fig. 5)에 간략히 소개하였습니다.
(Fig. 5) ERP 구축 지향의 PI 방법론 개요
다음에는 영림원의 PI 방법론에 대하여 말씀드리도록 하겠습니다.
[1] 영림원에서도 PI Project 수행 시 “PI for ERP” 방법론을 사용하고 있으며, 특히 국내 중견 기업의 경우 PI Project 수행 후 ERP Package를 구축하는 경우가 급증하고 있어 산업별 PI 전문가를 확보 및 양성하고 있습니다.
[2] 로잔학파에 속하는 이탈리아의 경제학자 V. 파레토에 의해 발표된 ‘소득분포의 불평등도’에 관한 법칙으로 유럽 각국의 자산 분배에 대하여 조사한 결과 이 세상 자산의 80%는 20%의 사람들에게 집중되어 있다는 것을 발견하였고 이 사실이 다양한 부분에 활용되면서 “2:8의 법칙”으로도 알려지게 되었습니다. 이는 기업이 직면한 수 많은 Issue 중 중요한 20%의 Issue만 해결하면 전체 80%의 문제점이 해결된다는 것을 의미합니다.