[영림원소프트랩 골드파트너, 이노소프트기술] 토프레소

작성자
클라우드마케팅팀
작성일
2017-04-04 14:36
조회
326

프랜차이즈 ERP, 토프레소 도입 사례


정성순 수석컨설턴트


I. ERP 도입계기

(주)에스앤큐플러스(이하 토프레소)는 토프레소 브랜드로 300여개 커피샵 가맹점과 1개의 직영점으로 운영되는 프랜차이즈 업체다.

ERP 도입 전 토프레소는 기업은행에서 제공하는 평정이라는 프랜차이즈 물류 시스템을 사용하고 있었으며, 회계 업무는 보통의 중소기업과 같이 세무사사무소의 기장대행 서비스를 통해 처리하고 있었다. 가맹점 발주데이터를 가지고 재고판매상품과 직송상품(냉동/냉장 식품)을 구분하여 수작업으로 거래명세서를 작성하고, 직송상품을 발주하는 업무에 많은 시간이 소요됐으며, 상품 특성상 최저판매수량 및 택배 무상 배송을 위한 최저구매금액 통제 등에 따른 오배송이라는 치명적인 문제점을 가지고 있었다. 슈퍼바이저들의 주요업무는 가맹점과의 오배송 해결 전화통화였고, 고객만족을 위한 상담이나 매장운영상태 파악과 같은 본연의 업무는 효율적으로 이뤄지지 않고 있었다.

이와 같이 단위업무 중심으로 업무가 진행되다 보니 전사적인 정보 공유 및 부서별 업무연계를 통한 통합에 어려움이 많았고, 영업/물류정보와 회계정보의 통합성 부족으로 일 마감은 물론 표준상품단가를 통한 예상매출이익 분석은 상상도 할 수 없는 상황이었다.

더욱이 증감률 분석이나 데이터 비교 분석은 너무나 많은 시간을 소요하는 지난한 작업이었다.

II.구축 목표 및 구축 후 변화된 업무처리 프로세스

1.구축 목표

1) 가맹점 웹발주 데이터를 근간으로 모든 영업/구매/물류 데이터 연계처리 실현

2) 가맹점 웹발주 부가기능 추가

① 발주 데이터 대비 본사 납품데이터 비교표

② 전체공지 및 개별 공지

③ VOC

3) 물류관리

① 월 재고실사에 따른 재고차이 처리

② 창고별 재고조회 및 이동

4) 가맹점 관리 대장

① 가맹점별 주요 관리 포인트 직접 설정

② 가맹점 관리 대장 구성
  • 상담관리/장비관리/인테리어/경쟁업체정보/오픈 관리/양도양수이력


5) 재무회계관리, 월별 재고금액 평가 및 매출이익 등 실적분석

1) 재무회계관리

① 구축 후 1차년: 기장대리와 병행처리

② 구축 후 2차년부터: 자체 결산 및 부가세 신고, 갑근세 등 제세 신고

③ 직원 개인비용 각자 전표처리

2) 월별 재고금액 평가

3) 매출이익 등 실적분석

2. 변화된 업무처리 프로세스

1) 가맹점 웹발주 데이터를 근간으로 모든 영업/구매/물류 데이터 연계처리 실현

① 가맹점 Web발주 데이터를 가지고 자동수주입력 처리부터 직송상품발주, 거래명세서 데이터 처리/피킹 리스트/거래명세서 출력

② 전자세금계산서 발행을 위한 세금계산서 및 계산서 데이터 자동 생성

③ 신속한 월 마감을 위한 매출전표(과세/면세 구분) 및 매입전표 자동처리

④ 가상계좌입금 연계를 통한 선수금 처리 및 선수금/외상매출금 자동처리

⑤ 미납금 초과에 따른 가맹점 발주 통제

2) 가맹점 웹발주 부가기능

① 최저구매수량 관리대상 상품 및 최저구매금액 관리

② 발주 데이터 대비 본사 납품데이터 비교표 제공: 오배송 여부를 각자 확인

③ 전체공지 및 개별 공지

④ VOC

⑤ 미납금액 및 주문가능요일 표시

3) 물류관리

① 월 재고실사에 따른 재고차이 관리: 기타입출고처리 및 전표처리

② 창고별 재고조회 및 이동처리

③ 실재고 및 자산재고(실재고 + 계산서 및 세금계산서 미발행 수량) 구분 관리

4) 가맹점 관리 대장

① 가맹점별 주요 관리 포인트 직접 설정
  • 오픈 일자/ 목표매출액/임차보증금/월 임차료/권리금/상권/평형/좌석 수/양도양수


② 가맹점 관리 대장 구성
  • 상담관리: 일자/담당자/상담구분/내용 등

  • 장비관리: 장비명칭/접수일자/완료일자/상담자/장비구분/고장유형/처리내용

  • 인테리어: 상담일자/상담자/인테리어구분/유무상구분/상담내용/비고/시공업체/처리내용

  • 경쟁업체정보


- 업체구분: 대형/중소형/개인

- 경쟁업체별 정보: 업체명/거리(m)/규모/테이블수/예상매출(만원)/특이사항/비고
  • 오픈관리


- 오픈 상담 관리: 상담일자/상담자/상담구분/오픈 관련 상담내용/비고

- 오픈 관련 비용 입금내역: 입금일자/대금구분/입금액/비고
  • 양도양수이력: 시작일/종료일/대표자/사업자번호/권리금/비고

  • 파일첨부: 각종 서류 및 증빙 첨부

 

5) 재무회계관리

① 구축 후 1차년: 기장대행과 병행처리

② 구축 후 2차년부터: 자체 결산 및 부가세 신고, 갑근세 등 제세 신고. CMS 연동

③ 직원 개인비용 각자 전표처리

6) 월별 재고금액 평가 및 매출이익 등 실적분석

- 월별 재고금액 평가 및 매출원가 전표처리

7) 매출이익 등 실적분석

① 거래명세서별 매출이익분석

② 일자별(기간)부서/담당자/거래처/품목판매실적

③ 월별(기간)/부서/담당자/거래처/품목판매실적_GP

④ 특정 월별 전년 동월 품목별 매출증감률

⑤ 특정 월별 담당자별 본사/가맹점 매출신장율

⑥ 거래처별/담당자별 4개년 월별 매출신장률분석

⑦ 거래처원장조회

III. 구축효과

1. 새로운 관리 시스템의 도입

지난 해 말부터 올 1월 4일까지 조금은 걱정된 마음으로 ERP Opening을 위한 마지막 정리를 했다. 재고실사도 마치고, 예행연습도 했지만 불안함은 가시지 않았다. 가맹점 Web 발주 프로그램을 먼저 가동하여 가맹점들로부터 주문이 들어오기 시작했다. 처음 사용하는 시스템이라 문의 전화가 폭주하고, 직원들은 손에 익지 않은 시스템으로 배송작업을 하느라 고생을 많이 했다. 일주일이 지나고 이주일 지나고 점점 안정돼 가는 모습을 보면서 이렇게 시작하지 않았으면 ERP를 아직도 사용하지 못했을 것이라는 생각이 든다. 천리길도 한 걸음부터라는 말처럼 이제 안정된 시스템을 사용하면서 강행하여 시작하길 잘 했다고 생각한다.

1.수주처리부터 배송 완료까지 완벽한 연계관리

가맹점 Web발주 데이터를 검토한 후 선택하여 수주일괄생성 버튼을 클릭하면 수백 개 가맹점의 발주 데이터가 2분이 채 소요되지 않아 수백 건의 수주자료가 생성된다.

이 수주 데이터 중 직송상품이 포함된 수주 건을 선택하여 발주생성을 하면 구매거래처별로 구매발주 건이 자동생성 되며, 이메일을 통하여 발주서를 발송한다. 이 작업에 소요되는 시간도 5분 이내이다. 또한 수주 건 전체를 선택하여 거래명세서 일괄생성 버튼을 클릭하면 곧바로 생성되고, 당일 납품 예정 상품별 총수량, 가맹점별 납품 상품 리스트와 수량 및 직송/직배/택배가 표기된 피킹 리스트가 출력된다. ERP를 도입하면서 물류창고를 넓히고 나름 상품별 로케이션을 지정 관리한 덕분에 픽킹/팩킹 작업에 소요되는 시간이 1/3은 줄어든 것 같다.

2.가맹점 발주 내역 대비 납품현황

가맹점 Web 발주 프로그램에 가맹점 발주 내역 대비 납품현황을 제공하여 발주 미납품 건, 유선발주 납품 건 등을 한눈에 알아 볼 수 있도록 처리하여 오배송과 관련된 전화 문의가 99% 없어짐에 따라 슈퍼바이저들이 본연의 업무를 충실히 할 수 있게 됐다는 것이 가시적으로 가장 큰 효과라 하겠다. 

3. 수금처리

가맹점 가상계좌 입금데이터의 연동으로 선수금 입금처리가 손쉽게 처리되며, 외상매출금과 선수금의 상계처리 또한 자동전표를 통해 이루어지므로 수작업으로 처리할 때보다 90% 이상 시간 단축이 됐다.

4.전자세금계산서를 통한 월별 매출 신고

가맹점별 수십 건의 거래명세서 데이터를 과세/면세로 구분하여 600여건이 넘는 세금계산서 및 계산서 데이터를 자동 생성하는 데 수분밖에 소요되지 않아 월 매출신고 데이터의 이세로 전송 확인까지 1시간이 소요되지 않는다는 것은 정말 획기적인 업무 개선이라 하겠다.

5.가맹점 관리 대장 도입

그 동안 간단한 그룹웨어를 통해 관리하여 내용 공유가 어려웠던 가맹점 관리 상황을 손쉽게 확인할 수 있게 되었다. 장비별 고장유형, 인테리어 구분별로 관리를 하여 어떤 장비에서 어떤 유형의 고장이 많이 발생하는지, 인테리어 관리의 주요 포인트가 무엇인지 등을 손쉽게 파악하여 대처할 수 있게 돼 가맹점 관리수준 많이 향상 됐다고 생각한다. 특히 양도/양수 이력을 쉽게 파악할 수 있을 뿐만 아니라 각종 서류를 스캐닝하여 첨부 관리할 수 있게 돼 서류 분실에 따른 문제점이 해소됐다는 점도 만족스럽다.

물론 가맹점 상담관리는 기본 사항이라 하겠다.

6.재무회계

아직은 기장대행과 병행처리하고 있지만 직원들이 각자 비용전표를 처리하고 있고, 매출입과 관련된 모든 전표가 자동분개처리 되기 때문에 내년부터 기장대행 없이 ERP를 통하여 자체 월 결산 할 수 있는 능력은 갖춰졌다고 생각한다. 특히 기업은행과 CMS 연동이 되면 입출금은 물론 법인카드 전표처리까지 자동전표를 이용할 수 있으므로 더욱 효율적인 회계관리가 될 것이라 기대한다.

7.월별 재고금액 평가 및 매출이익 등 실적분석

매월 재고자산금액평가를 통해 얻어진 전월 말 구매평균단가를 기준으로 수주/거래명세서/계산서 및 세금계산서별 매출이익을 실시간 파악할 수 있다는 것은 회사경영에 커다란 변화를 가져왔다. 가맹점별 매출순위는 물론 상품별 판매순위, 이익률별 순위, 신상품/주요상품의 판매 현황 파악은 그 동안 볼 수 없었던 데이터로 매우 중요한 정보를 제공하고 있다. 특히 지난 2개년 가맹점별 매출 데이터를 업 로드하여 전년/동월 대비 실적 증감률 분석이 가능해졌으며, 가맹점 자체 매출 또한 업로드 하여 전년/동월 대비 실적 증감률 분석이 가능하게 됐다. 특히 가맹점 자체 매출 대비 본사 매출 비율 분석을 통해 어느 상품이 얼마 정도 사입이 이루어지고 있는지 파악할 수 있게 됐다.

8.구술이 서 말이라도 꿰어야 보배

ERP를 사용하기 전에도 회사에는 무수히 많은 데이터가 움직이고 있었다. 하지만 엑셀을 통하여 가공을 하다 보면 그 결과값의 정확성에 대한 의구심은 물론 필요 정보의 적시성이 떨어지게 돼 의사결정에 많은 도움을 주지 못했다. ERP를 사용한지 이제 10개월이 지났다. 시간이 지날수록 데이터는 더욱 더 늘어 날 것이고 이것들이 정해진 형식에 의해 정확한 분석 데이터를 제공할 것이므로 회사 경영에 커다란 도움이 될 것이 믿는다.

업무 대부분의 자동처리에 따른 효율성 증가는 물론 영업 데이터가 구매 데이터로 연결이 되고 그 결과가 자동전표를 통해 재무회계로 수렴돼 경영지표가 제공된다는 것을 생각하면 회사 외형이 점점 늘어가는 시점에 ERP를 도입한 것은 참으로 잘한 의사결정이라 생각한다.

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