Cloud SaaS ERP 솔루션 선택 Tips

영림원 ABC_전략콘텐츠단 정인호

시장에서 제품을 고르는데, 어떤 선택을 하더라도 후회할 가능성이 가장 많은 품목 중에 하나가 ERP 제품을 선택하는 일이 아닐까 생각됩니다.

인터넷에서 찾아보면 국내외에 공인된 대형 컨설팅 회사들이 제공하는 산업별 특색에 따른 ERP 선정 가이드 등의 참조할 만한 자료들을 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 그러나, 여러 가지 고려 사항 중에서 가장 중요하면서도 어려운 사항은 구매자 본인이 무엇을 필요로 하는지, 그 요구사항 자체의 파악이 쉽지 않다는 것입니다. 병원에 가는 환자의 경우에는 그 통증이나 불편한 부위에 대해서 어느 정도 이야기해 줄 수가 있어서, 의사가 진단과 처방에 참고할 수 있으나 (참고한다는 말에 유의해 주시기 바랍니다. 때로 통증과 그 원인이 관계없는 것처럼 보이는 경우도 흔하니까요^^), 기업의 경우에는 그 통증에 대한 원인 파악 자체가 쉽지 않기 때문입니다.

ERP의 구매 결정이 비교적 쉬운 경우를 예로 든다면, 점심 메뉴를 고르는 것과 같이 직접적으로 와 닿는 계기가 있을 때입니다. 즉, 세무사를 통해서 처리하던 기장 서비스를 직접 회계관리를 해야 하거나, 사업이 확장되어 관리해야 할 품목이 너무 많아졌다거나, 자재 구매관리가 필요해 졌다거나 하는 경우입니다. 이처럼 수작업보다는 전산 시스템으로 관리할 필요가 생겼다면 비교적 수월하게 그 용도에 맞는 시스템을 구매할 수가 있고, 굳이 전문가의 진단과 처방을 받지 않더라도, 저가이면서 타 기업에서 많이 쓰는 시스템을 구매하는 것이 무난한 구매 방식입니다.

그런데 사업이 축소되었지만 임직원들의 업무 강도는 줄어들지 않고, 재고 비용도 여전한 경우가 있습니다. 또한 전체 수주 물량은 줄어들었지만 야근 수당은 여전히 같은 규모로 지출된다거나, 매출은 줄어들고, 비용을 줄여야 할 텐데, 무엇 때문인지 모르게 직원들은 여전히 바쁘며, 어디에서부터 비용을 줄여야 할 지 알 수 없는 경우에는, 전문가의 진단과 처방이 필요합니다. 그러나 그렇지 않아도 손익 상황은 나쁜데 고가 컨설팅을 받는 것은 결정하기 어렵습니다. 이러한 경우에는 아마도 동종 업체의 사례를 찾아서, 혹은 주위에 친분이 있는 전문가를 찾아보게 될 텐데, 바로 이러한 경우와 같이, 중소기업에 닥치는 곤란한 경우에 대하여 적절한 대응 방안을 제시하는 것이 중소기업형 Cloud SaaS ERP의 중요한 역할 중 하나입니다.

ERP 전문업체로서 가장 풀기 어려운 부문 또한 바로 이 대목입니다. 직접 현장에 가서 보고 진단을 해도 원인 파악과 적절한 처방이 어려운데, 어떻게 사용자 스스로 해당 ERP 시스템이 그러한 경우에 맞는 솔루션인지를 판단할 수 있을까 하는 사항입니다. 그러나 다소의 시간을 투자한다면 다음과 같은 차선책은 존재합니다.

Cloud SaaS ERP의 4대 구비 요건 중에는 구매자가 그 기능과 용도를 쉽게 파악하고, 그 적용 현황 및 이후의 상황을 사전에 체험할 수 있도록 하고, 견적을 확인하여 선택한 만큼 지불할 수 있는 환경을 제공하여야 하는 기능들이 포함되어 있습니다. 그 중에는 다음과 같이 중소기업에서 ERP를 선택하는데 현실적으로 도움이 될 수 있는 기능도 있습니다.

예를 들면, 사용자가 시스템에서 표시해 주는 “중소기업의 경영 애로 사례”를 선택하여, ERP 시스템이 어떻게 그 문제점을 해결해 왔는가 하는 프로세스를 가상으로 체험할 수 있습니다. 혹은 직접 간단한 data를 입력하여 정해진 시나리오에 따라서 Mobile 혹은 Web 상에서 간편하게 시뮬레이션을 해 볼 수 있습니다. 이를 통해 경영 애로 사항에 대한 원인과 해결 방법, 그리고 운영 방식 등에 대한 정보를 참조하여 그 ERP 시스템이 그 기업에 적절한 솔루션인가를 판단하는데 도움이 될 수 있습니다.

ERP 도입에 있어서 가장 중요한 첫 단계는 기업의 관리 역량에 맞는 업무 처리 영역과 프로세스의 진단 및 설정입니다. 컨설턴트의 개입이 없이도 업무 진단 및 상담 효과를 도출하기 위하여 다양한 방법론들이 도출되고 있습니다. 직관적인 진단 사례를 예로 들자면, 시스템이 제공하는 다양한 업무 개선 사례와 함께, 기업의 관리 수준을 가늠할 수 있는 몇 가지 질의를 통하여 개괄적으로 그 기업에 적합한 업무 프로세스를 제시하는 방안이 있습니다. 혹은 공학적인 측면에서 접근하여 업무 구성 요소 간의 상관관계를 분석을 통해 (예를 들면, 기준 정보에 해당하는 품목에 대한 질의 분석을 통하여 영업/구매 등 관련 업무의 속성을 예측하고, 그 업무 프로세스를 구성하는 방식) 기업에 필요한 관리 수준을 가늠하여, 적절한 업무 프로세스 구성을 제시한다거나 하는 다양한 방법론들이 제시되고 있습니다.

이러한 업무 프로세스 구성 방법론은, 기존에 Off line으로 컨설턴트를 통하여 검증된 다양한 관점의 진단 컨설팅 방법론을 기반으로 합니다. 그 판단 요소들을 사용자가 그들의 언어로 스스로 쉽게 시스템으로 입력하여 필요한 정보를 수집할 수 있느냐가 관건이기는 합니다. 그러나, 실제 ERP 시스템은 업무 프로세스 구성에 필요한 요소 정보들을 이미 내포하고 있으므로 위와 같은 간편 진단 방법론들의 신뢰도는 빠르게 개선될 것으로 기대됩니다.

그리 멀지 않은 때에, 인터넷과 모바일로 중소기업 사용자가 ERP 시스템을 선택하는 데 있어서, 다양한 Cloud SaaS ERP를 대상으로, 어떤 ERP 시스템이 가격 대비 성능에서 최적의 솔루션을 제공할 수 있는지를 믿을 만한 근거를 가지고 판단하고 구매하게 되는 시대가 곧 올 것으로 보입니다.

감사합니다.