성공적인 ERP 구축을 위한 필수 요건 7 & 8
- 단기적 효과의 기대는 금물
ERP 의 도입은 종국적으로 기업의 경영에 도움이 되기 위한 것이라 할 수 있습니다. 이러한 경영 개선 효과는 당연히 단기간에는 나타날 수 없으며 오랜 기간에 걸친 업무 프로세스의 개선과 이를 통하여 생성되는 다양한 경영 정보의 활용에 의하여 점진적으로 나타난다고 할 수 있습니다. 따라서 단기간의 부분적이고 단편적인 효과를 위하여 전체적인 경영 개선에 반하는 형태로 프로젝트가 진행되지 않도록 주의해야 합니다. ERP 도입 시 자주 고려되는 사항이 업무처리 자동화 기능이나 다양한 사용자 편의 기능들입니다. 하지만 이러한 기능이 다양하다고 해서 반드시 업무에 효과적인 것은 아닐 수 있으며 때로는 이러한 자동화 기능이 실무상의 관리적 오류를 유발할 수도 있습니다. 또한 기존 업무 방식에 따른 편의성 때문에 특정 기능의 활용을 고집하게 될 경우에는 오히려 업무 프로세스의 개선에 방해가 될 수도 있습니다.
그럼에도 불구하고 도입 후에 가시적인 효과가 나타나야 하는 것은 중요합니다. 물론 가시적인 효과에만 지나치게 집중하여 눈에 보이지는 않지만 경영 개선에 더 효과적일 수 있는 부분을 간과해서도 안 될 것입니다만, ERP 도입 후에 기대했던 업무 개선이 체감되지 않는다면 시스템을 적극 활용하고자 하는 동기가 발생하지 않게 되고 결국 실패한 프로젝트로 치부될 수도 있습니다.
- 구축 이후의 관리가 중요
ERP를 도입하게 되면 우선 업무프로세스가 변화하게 되며 이로 인하여 초기에는 업무 효율이 떨어질 수 있습니다. 또한, 새로운 시스템을 사용하는데 익숙해지기 위해서는 다소 시간이 필요할 것 입니다. 이러한 일정 기간 동안의 비효율이나 불편사항이 발생할 수도 있음을 조직 구성원에게 인지시키고 변화에 대한 거부 및 반발을 최소화할 수 있는 적절한 변화 관리 방안을 고려해야 합니다.
특히 ERP 구축 이후에 충분한 교육이 없다면 사용자들은 새롭게 구축된 ERP를 원활히 사용할 수 없을 것 입니다. 이러한 교육은 일회성으로 그쳐서는 안되고 지속적이고 높은 수준의 교육이 ERP 공급사 혹은 자체적으로 제공되어야 하며 정기적인 워크샵 등을 통하여 사용자로부터 개선 요구 사항을 피드백 받아 이를 반영하는 것도 중요합니다. ERP를 직접 사용하는 실무 사용자층은 매우 다양할 수 있기 때문에 사용자마다 사용 능력이 차이가 날 수 있습니다. 또한 ERP 도입 후 업무프로세스가 변경되는 경우 이에 대한 이해가 부족하다면 도입 후 원활한 사용이 불가능할 수 있습니다. 이를 방지하기 위하여 꾸준한 교육과 훈련을 통하여 새로운 업무 프로세스를 익히고 시스템 사용 능력을 적정 수준으로 끌어 올릴 필요가 있습니다.
또한, EPR 도입 영향을 직접 받게 되는 현업 실무자들에 비하여 간부급 임원들은 상대적으로 ERP 구축 및 사용에 무관심할 수도 있습니다. 특히 임원들은 정보를 얻기 위하여 ERP를 직접 사용하기보다는 별도 보고서를 요구하는 경우가 많은데 이는 직원들의 업무를 더욱 가중시키게 됩니다. 특히 ERP가 완성되면 근본적으로 업무 프로세스가 변화되므로 일반 직원들은 물론 임원들도 적극적으로 시스템을 활용할 수 있도록 회사 차원의 독려가 필요합니다.
