성공적인 ERP 구축을 위한 필수 요건 8가지
수석컨설턴트 김태상
- 제품 기능의 정교함과 더불어 경험 많은 컨설턴트 유무 확인
우수한 ERP라는 것의 정의를 내리기는 쉽지 않습니다. 이는 최신 기술이 포함된 것을 의미할 수도 있고 멋있어 보이는 것 일수도 있으나 가장 중요한 것은 기업의 문제점을 해결할 수 있는 솔루션이 제공되는 패키지를 선택하는 것입니다. 그렇지 않는다면 많은 커스터마이징이 필요하게 되며 비용의 증가는 물론 시스템 안정성을 담보하기 어려워 질 수도 있습니다.
이를 위해서는 우선 자사의 전체 업무프로세스를 올바로 이해하는 것이 중요합니다. 그리고 개선해야 할 프로세스를 파악한 후 자사의 인력 등 자원 현황에 따라 현실적으로 이를 구현할 수 있는 패키지를 선정하는데 최대한의 노력을 기울여야 합니다. 잘못된 패키지 선정은 ERP 구축 시 다수의 커스터마이징 등을 유발하여 비효율적인 일정과 비용을 발생 시킬 수 있으며 더 나아가서는 예상치 못한 제약으로 인하여 당초 기대했던 목적을 달성하지 못 할 수도 있습니다.
예를 들어, ERP 시스템이 원가관리 기능을 지원해야 하는 경우, 단순히 원가가 계산되는 것 자체보다는 얼마나 정교하게 관련 정보들을 반영하여 정확히 산출되느냐가 중요합니다. 이러한 차이를 결정하는 것이 바로 ERP내의 원가 관련 기능의 수준이며 이러한 기능이 부족한 시스템을 선택할 경우에는 기업이 목표로 하는 결과를 얻는데 실패할 것 입니다.
하지만, ERP 시스템의 구축은 소프트웨어 개발전문가들만으로 진행되는 것이 아닙니다. ERP 시스템의 구축을 위해서는 기업 현장의 업무를 이해하고 이를 최적화하는 대안을 줄 수 있는 업무전문가가 필요합니다. 또한 ERP 시스템은 단순한 업무용 소프트웨어와 비교할 수도 없을 만큼 내용이 방대하고 섬세하기 때문에 이를 이해할 수 있는 ERP 컨설턴트가 필요합니다. ERP를 선택할 때 패키지 검토는 물론 이러한 능력 있는 컨설턴트의 충분한 지원을 받을 수 있는지도 함께 고려되어야 합니다.
- 최적의 ERP 구축 추진팀(TFT)의 구성
TFT는 회사의 전체 또는 해당 업무 프로세스를 정확히 파악하고 있고 ERP 구축 과정에서 대두될 수 있는 문제점과 회사에 요구되는 ERP 구축 결과의 모습을 정확히 인지하고 있는 직원들로 구성되어야 합니다. ERP 구축 시 현업 TFT 구성원은 프로젝트의 성패를 좌우하는 매우 중요한 역할을 하게 됩니다. 따라서, 단순히 시간이 가능한 직원을 선발하거나 직급이 낮은 직원에게 떠넘기어 구성하기 보다는 회사에 오래 근무하여 경험이 많으면서 가능하다면 경영관련 지식을 가지고 있는 임직원을 반드시 포함하여 구성하여야 성공적인 프로젝트를 기대할 수 있을 것 입니다.
프로젝트 진행 시에는 통상적으로 컨설턴트 및 개발자 등의 공급사의 인원과 구축 기업의 정보를 제공하고 관리하기 위한 현업 TFT가 참여하게 됩니다. 이때 어느 쪽이라도 ERP 구축을 위해 요구되는 적절한 능력이 부족하다면 진행에 많은 어려움을 겪게 되고 잦은 이슈 상황에 직면하게 될 것 입니다. 특히 다른 구성원보다도 공급사의 프로젝트 관리자(PM)와 구축 기업의 현업 프로젝트 관리자가 프로젝트를 진행하기 위한 충분한 자질을 갖추고 있는지의 여부가 전체 프로젝트의 성패를 좌우한다고 해도 과언이 아닐 것 입니다.
특히, 현업 프로젝트 관리자는 ERP가 구축되는 기업의 대표로서의 역할을 하면서 공급사 컨설턴트와 지속적으로 소통하고 ERP 공급사와 자사 내부간의 이견을 합리적으로 조율할 수 있어야 합니다. 따라서 이에 걸맞는 충분한 자질이 부족할 경우에는 프로젝트 진행 자체가 어려워 질 수도 있습니다. 다른 모든 조건이 충분하더라도 프로젝트 관리자를 비롯한 TFT 구성원의 자질이 부족하여 프로젝트가 실패하는 경우도 많습니다. 이를 방지하기 위해서는 프로젝트에 대한 관심이 높은 인원으로 TFT를 구성하고 프로젝트 성공에 대한 의지를 높이기 위해 강한 동기부여를 하는 것이 필요합니다.
또한, ERP 도입의 목적은 결국 업무 프로세스의 개선이기 때문에 실제 업무를 수행하는 현업의 의견도 매우 중요합니다. 따라서 기존 업무의 비효율적인 부분을 도출하고 효과적으로 개선될 수 있도록 충분한 수의 현업 업무 담당자들을 TFT에 (비상임이라도)포함시켜서 프로젝트 진행 시 적극적으로 의견을 개진할 수 있도록 해야 합니다.
- 경영진의 관심과 확고한 의지
기업 내에서 이루어지는 모든 프로젝트는 최고경영층의 관심과 지원이 필수적입니다. 특히 ERP의 구축 과정에서 단기적으로 조직 구성원들의 업무가 늘어나는 것은 물론 업무처리 방식 등의 변화가 필요하기 때문에 이에 대한 저항의 발생이 불가피 합니다. 이를 극복하기 위해서 최고경영진의 프로젝트 참여를 통해 조직 구성원을 적극적으로 독려하는 것은 필수 불가결한 사항이라 할 수 있습니다. 특히 부서간 조율이 필요한 사안에 관하여서는 하향식(Top-Down)으로 진행하는 것이 효과적일 수 있습니다. 한편, ERP 도입은 조직 구성원의 편의를 위해서라기보다는 기업 업무 프로세스의 개선을 위한 것인 만큼 ERP 도입에 관련하여 경영진과 실무진 간의 관점의 차이가 있을 수 있습니다. 이때 경영진의 ERP도입에 대한 명확한 목적의식과 경영 개선에 대한 확고한 의지가 없다면 잘못된 결정을 하게 되어 ERP 도입 후 경영 개선을 위하여 기대했던 효과를 보지 못할 수 있습니다. 특히, ERP 프로젝트에서 현업의 프로젝트 참여도는 프로젝트 성공의 매우 중요한 요소입니다. 경영진의 전폭적인 지원이 있어야 직원의 적극적인 참여가 가능합니다. 이러한 지원을 통하여 경영진의 관심이 표출된다면 이는 전사적인 참여로 연결되어 보다 성공적인 프로젝트로 진행될 수 있습니다.
- 명확한 프로젝트 범위와 체계적 구축 계획
EPR 공급 업체 및 제품을 선정하기 전에 프로젝트의 범위를 명확히 정의하는 것도 매우 중요합니다. 이를 위해서 현업사용자를 포함한 임원진이 참여하여 세부적이고 정확한 RFP를 작성 후 공급 업체에 제공하여야 합니다. RFP가 명확하지 않으면 프로젝트 범위에 대한 의견차이로 공급사와 갈등이 유발될 수 있습니다.
안타깝게도, 일부 ERP 공급사들은 독자적인 구축방법론 없이 일정계획만을 설정하여 주먹구구식으로 프로젝트를 진행하는 경우도 있습니다. 구축방법론은 프로젝트 관리 방안을 담고 있으므로 이러한 방법론에 의하지 않는 프로젝트는 관리가 되지 않는 프로젝트라고 할 수 있으며 상당히 지연되거나 결국 실패할 확률이 높습니다. 따라서 ERP 공급사가 독자적이고 실질적인 구축방법론을 가지고 있는지 사전에 검토할 필요가 있습니다.
- 전사 통합 관점에서 진행
ERP 프로젝트는 단순히 각 부서의 업무용 소프트웨어를 도입하는 것이 아니라 전사적인 경영 혁신의 도구를 도입하는 개념으로 추진되어야 합니다. 이를 간과할 경우 시스템의 도입 자체는 성공할 수 있으나 본래 추구했던 기업의 문제 해결을 기대하기는 어려울 것 입니다.
이를 위한 ‘업무단위 간 정보의 통합관리’는 ERP도입 목적 중 중요한 요소 입니다. 하나의 업무단위에서 다른 업무단위로 프로세스가 연결될 때 적절한 정보가 흐르게 하여야 하며 後단 업무 프로세스 진행 중 前단 업무단위의 정보를 참조해야 할 수도 있습니다. 따라서 각 업무단위의 정보는 유기적으로 전달 및 공유되어야 하는데 이를 위해서는 타 업무단위에 필요한 정보가 정확히 제공될 수 있도록 구성되어야 합니다. 만일 업무단위별로만 프로젝트를 추진하게 되는 경우에는 각 부서의 편의에 의해 진행됨으로 말미암아 부분최적화의 오류에 빠질 수도 있습니다.
특히, 프로세스 통합의 관점에서 업무 간 정보의 정합성의 유지는 매우 중요한 요소 입니다. 간혹 정보의 입력 및 수정에 대한 편의성 확보를 위하여 정보의 정합성을 저해하는 방식을 허용하는 경우가 있는데 이러한 경우에도 해당 정보를 별도로 관리하여 전사 프로세스 통합에 문제가 되지 않도록 하여야 합니다.
- ERP도입의 최대 목적은 업무프로세스 개선
ERP 도입의 최대 목적은 업무 프로세스의 개선입니다. 이를 위해서 많은 경우 기존 업무방식이 변경되거나 심지어는 업무 자체가 사라질 수도 있습니다. 반면, 기존의 업무 방식이나 업무 형태를 고집한다면 업무 프로세스 개선은 거의 불가능할 수 있으며 이러한 상태에서 ERP 도입을 진행한다면 결코 성공한 ERP 프로젝트라고 할 수 없을 것입니다.
하지만 ERP가 도입 된다고 해서 무조건 업무 효율이 좋아 지는 것이 아닙니다. 이를 위해서는 효율적인 업무프로세스를 정립하거나 개선하는 것이 우선되어야 할 것 입니다. 이를 위해서 PI(Process Innovation )프로젝트를 선행하거나 함께 진행할 능력 있는 ERP 공급사를 선택하는 것도 좋은 방법 입니다.
이렇듯 ERP 도입의 목적은 IT 기술로 업무를 편리하게 도와주는 것이라기보다 기업의 조직과 업무 프로세스를 개선하는데 그 목적이 있다고 보아야 할 것입니다. 따라서 이전에는 반드시 필요했던 업무가 ERP 도입 후에는 필요 없어질 수도 있고 반대로 이전에 없었던 새로운 업무 프로세스가 발생할 수도 있습니다. 만일 단순히 기존 업무에 맞추어서 ERP를 구축한다면 이러한 업무 프로세스의 혁신은 기대할 수 없을 것입니다.
그럼에도 불구하고 ERP 도입 시 간혹 커스터마이징이 어디까지 가능한지에 대하여 궁금해 하는 경우가 많습니다. 심지어는 소스코드를 제공할 수 있는지의 여부를 선택기준으로 삼는 경우도 있습니다. ERP의 도입목적은 현재 업무를 그대로 전산화하는 것이 아니므로 기존의 업무에 맞추어 커스터마이징하는 것보다는 이미 수많은 기업의 선진 업무 프로세스가 Best Practice로 녹아있는 ERP 패키지를 되도록 그대로 사용하는 것이 더욱 효과적인 경우가 많습니다.
- 단기적 효과의 기대는 금물
ERP 의 도입은 종국적으로 기업의 경영에 도움이 되기 위한 것이라 할 수 있습니다. 이러한 경영 개선 효과는 당연히 단기간에는 나타날 수 없으며 오랜 기간에 걸친 업무 프로세스의 개선과 이를 통하여 생성되는 다양한 경영 정보의 활용에 의하여 점진적으로 나타난다고 할 수 있습니다. 따라서 단기간의 부분적이고 단편적인 효과를 위하여 전체적인 경영 개선에 반하는 형태로 프로젝트가 진행되지 않도록 주의해야 합니다. ERP 도입 시 자주 고려되는 사항이 업무처리 자동화 기능이나 다양한 사용자 편의 기능들입니다. 하지만 이러한 기능이 다양하다고 해서 반드시 업무에 효과적인 것은 아닐 수 있으며 때로는 이러한 자동화 기능이 실무상의 관리적 오류를 유발할 수도 있습니다. 또한 기존 업무 방식에 따른 편의성 때문에 특정 기능의 활용을 고집하게 될 경우에는 오히려 업무 프로세스의 개선에 방해가 될 수도 있습니다.
그럼에도 불구하고 도입 후에 가시적인 효과가 나타나야 하는 것은 중요합니다. 물론 가시적인 효과에만 지나치게 집중하여 눈에 보이지는 않지만 경영 개선에 더 효과적일 수 있는 부분을 간과해서도 안 될 것입니다만, ERP 도입 후에 기대했던 업무 개선이 체감되지 않는다면 시스템을 적극 활용하고자 하는 동기가 발생하지 않게 되고 결국 실패한 프로젝트로 치부될 수도 있습니다.
- 구축 이후의 관리가 중요
ERP를 도입하게 되면 우선 업무프로세스가 변화하게 되며 이로 인하여 초기에는 업무 효율이 떨어질 수 있습니다. 또한, 새로운 시스템을 사용하는데 익숙해지기 위해서는 다소 시간이 필요할 것 입니다. 이러한 일정 기간 동안의 비효율이나 불편사항이 발생할 수도 있음을 조직 구성원에게 인지시키고 변화에 대한 거부 및 반발을 최소화할 수 있는 적절한 변화 관리 방안을 고려해야 합니다.
특히 ERP 구축 이후에 충분한 교육이 없다면 사용자들은 새롭게 구축된 ERP를 원활히 사용할 수 없을 것 입니다. 이러한 교육은 일회성으로 그쳐서는 안되고 지속적이고 높은 수준의 교육이 ERP 공급사 혹은 자체적으로 제공되어야 하며 정기적인 워크샵 등을 통하여 사용자로부터 개선 요구 사항을 피드백 받아 이를 반영하는 것도 중요합니다. ERP를 직접 사용하는 실무 사용자층은 매우 다양할 수 있기 때문에 사용자마다 사용 능력이 차이가 날 수 있습니다. 또한 ERP 도입 후 업무프로세스가 변경되는 경우 이에 대한 이해가 부족하다면 도입 후 원활한 사용이 불가능할 수 있습니다. 이를 방지하기 위하여 꾸준한 교육과 훈련을 통하여 새로운 업무 프로세스를 익히고 시스템 사용 능력을 적정 수준으로 끌어 올릴 필요가 있습니다.
또한, EPR 도입 영향을 직접 받게 되는 현업 실무자들에 비하여 간부급 임원들은 상대적으로 ERP 구축 및 사용에 무관심할 수도 있습니다. 특히 임원들은 정보를 얻기 위하여 ERP를 직접 사용하기보다는 별도 보고서를 요구하는 경우가 많은데 이는 직원들의 업무를 더욱 가중시키게 됩니다. 특히 ERP가 완성되면 근본적으로 업무 프로세스가 변화되므로 일반 직원들은 물론 임원들도 적극적으로 시스템을 활용할 수 있도록 회사 차원의 독려가 필요합니다.