목포신항만운영(주) ERP구축 사례
목포신항만운영㈜
- 위치 : 전남 목포시 신항로294번길45
- 소속그룹 : 한라
- 사업부문 : 내항 화물 운송업
- 웹사이트 : www.mokpoport.com
- 매출액 : 197억(2016년)
- 종업원수 : 55명
- 구축솔루션 : K-System Genuine
- ERP 도입배경
기존 시스템으로는 2004년 6월부터 항만운영정보시스템을 자체 개발해 사용하고 있었고 하역작업과 접안료/하역료/보관료의 청구작업을 모두 엑셀로 처리하고 있었고 고객별로 다양한 형태의 청구서를 수기로 작성하면서 오류와 누락의 위험성이 있는 구조이고 검증이 안 되는 구조였다.매출의 반 정도를 차지하는 운송 업무도 전용 시스템이 없어 매입/매출을 엑셀에 의존하고 있는 상태였고 매입의 중요한 부분을 차지하는 항운노조와의 노임정산 업무, 일용임금정산 업무, 외부장비의 임차정산 업무도 전부 수기관리하고 있었다.따라서 컨테이너/벌크를 아우를 수 있는 유연한 시스템, 운송업무도 가능한 시스템 및 항만하역/운송원가까지 산출할 수 있는 항만 특화된 통합시스템이 필요했다.
2015년 10월에 PI 과정을 통해 업무를 분석해 본 결과, 항만 업무의 5~10% 정도인 컨테이너만 시스템을 활용하고 나머지 주요 화물인 조선강재(철판), 철재류 등의 벌크 화물은 하역업무를 관리하는 항만운영정보시스템은 대부분의 항만이 그렇듯이 컨테이너 하역 위주의 시스템인데 목포신항만은 컨테이너 보다 벌크(일반 화물)가 훨씬 취급 비중이 높아서 컨테이너의 정형화된 관리방식으로는 벌크의 다양한 경우를 관리하기 어려움이 있었다. 인사급여와 회계관리, 배후부지관리 등을 별도 시스템으로 운영하고 있었고 원가관리시스템은 없었다.
2015년에 새로운 10년을 위한 업무 프로세스의 재정비와 업무능률 및 경영정보 강화를 위해 새로운 ERP 구축을 결정하였다.
- 프로젝트 기간 ERP 구축 : 2017년 8월 ~ 2018년 1월 (6개월)
- PI 기간 : 2015년 10월 ~ 2015년 12월 (3개월)
2. 주요 이슈
1) 업무의 특수성
컨테이너/벌크가 모두 적용 가능한 작업/청구/정산업무의 시스템화는 영림원으로서도 처음이지만, 국내에서도 타 사례가 거의 없는 케이스라 처음이라는 위험성이 가장 큰 이슈었고, PI 3개월 과정을 통하여 TFT의 각 담당자들이 업무의 전부를 정리하면서 직접 개선과제와 이행방안을 찾는 과정에서 많은 부분이 해결
2) 시행착오의 위험성
개발기간이 길어지는 위험성이 있었는데, 대표이사와 현업PM과 TFT 10명 및 현업 오퍼레이터 5명의 전사적인 추진력으로 해결됨. 화면단위로 개발이 되면 바로 적용하여 오류 및 개선사항 피드백, 보완, 즉시 적용하는 추진력이 강점이었음.
3)청구/노임정산 업무의 시스템화
컨테이너와 벌크의 다양한 접안/하역/보관작업을 청구(매출)와 노임정산(매입)에 연계시킨 시스템에 의한 자동청구/정산
PMS를 기반으로 하역/운송계약을 프로젝트화 하고 계약-작업-청구-정산의 프로세스를 정립한 다음, 작업관리에서 프로젝트별 작업항목별 장비, 인원, 노조, 일용 등의 작업내역을 입력하고 계약 및 각종 기준정보에 의해 청구내역을 자동생성하고 각종 노임정산도 각 화면에서 자동생성되게 함.
4)항만하역의 특수성이 반영된 하역/운송원가관리시스템 구축
하역작업은 장비와 인원이 큰 역할을 하는데 특별한 배부기준과 배부방법이 필요, 각 장비 별 작업시간을 전부 배부기준화 하고 매월 장비 별 배부기준값을 자동생성케 하여 장비별 유지비용이 실제 장비가 투입된 프로젝트에 배부되도록 하는 식으로 배부방법을 구성
5)목포신항만 만의 특별한 원가분석
목포신항만/제2목포신항만/목포신항만운영의 세 법인을 아우른 원가분석 및 수익성분석이 필요, “MNPT결산처리”란 화면을 통해 세 법인간에 매출/원가를 배부하고 별도 개발한 분석화면들로 세 법인을 개별 또는 종합으로 원가/수익성분석을 할 수 있도록 함.
3. 구축내용 및 구축과정
구축 내용은 영업관리/운영관리(하역작업관리)/시설정비관리/구매관리 등의 업무모듈과 인사급여/회계/활동기준원가/경영자정보 등의 관리모듈로 구성되어 있었다. 구축 과정은 PI 3개월을 통하여 핵심이슈/핵심과제/개선과제/이행방안을 도출했고, 1년 반의 휴식기를 가진 다음 6개월 동안 ERP를 구축, 구축 후 2개월의 결산지원이 있었다. 1년 반의 휴식기는 외부 요인 등으로 인해 발생했는데 큰 이슈와 길지 않은 구축기간이라는 부담을 어느 정도 완화하고 큰 이슈에 대한 준비를 양 사 모두 할 수 있었던 기간임.
4. 기대 효과
다음 14가지로 정리하였다.
- 계약 (프로젝트) 입력에서 원가 결산까지 표준화된 업무 프로세스를 정립
- 기준정보의 표준화를 통한 일관된 정보관리체계를 구축
- 계약 내역을 프로젝트화하고 계약 – 운영(작업) – 청구 –매출 업무가 원활히 연계되는 프로젝트관리시스템 구축
- 본선작업계획 – 작업계획 – 작업실적 – 작업조회의 작업관리로 전사적 작업정보 공유 체계를 확립하고 작업항목 – 청구항목의 맵핑을 통해 신속, 정확히 청구 데이터를 생성하며, 장비운행/노조인원/일용인원관리로 노조노임정산, 일용임금정산, 외부장비임차정산의 원천자료를 구성하며 하역생산성 및 원가 배부기준의 기초자료도 구성
- 계약단가와 작업물량을 연계하여 신속 정확히 청구 데이터를 생성하고 14종의 표준 청구서를 자동 출력하여 청구 업무의 효율성을 극대화
- 작업실적입력에서 노조Gang 내역, 투입장비별 운전원, 비운전원, 일용인원 관리로 노조노임정산, 일용임금정산, 외부장비 임차정산 자료를 자동 생성하여 노임정산 업무의 정확성 및 효율성 제고
- 급유/예방정비/연간업무/수리업무의 표준화로 시설정비 업무의 효율성을 높이고 원가 절감을 실현할 수 있는 기틀을 마련
- 매입비용관리 업무의 표준화로 효율적인 비용관리체계를 구축
- 은행연동된 입금통보내역과 매출 데이터를 연계하여 매출부서에서 직접 입금처리를 함으로써 정확한 매출 건별 입금관리와 미수금관리 체계를 구축
- 구매품의서, 비용사용신청서, 휴일근무신청, 회계전표의 전자결재연동으로 매입비용 및 전표내역을 효율적으로 전자결재처리하고 증빙관리
- 사업계획 및 경비예산관리로 계획실적업무를 자동화하였으며 부서별 예산항목별 연간 예산실적을 통제
- 유연한 평가관리체계의 구축으로 향후 평가종류/평가항목/평가자구성 등의 업무 기준이 변경되더라도 유연한 평가설정으로 별도의 프로그램 수정 없이 바로 적용할 수 있어서 효율적으로 평가관리
- MRG, 하역생산성분석, 수익성분석 등 다양한 경영정보분석으로 전략적 의사결정을 위한 신뢰성 있는 유용한 정보를 신속하게 제공하는 시스템을 구축
- 사용자가 설정가능한 배부기준과 배부방법으로 활동기준원가를 활용하여 합리적인 프로젝트원가를 산출하고 MNPT 결산처리의 개발을 통해 SPC-ONM이 연계된 종합원가분석 및 모선항차 원가분석으로 항만하역의 특수성이 반영된 원가관리체계를 구축